Chci ověřit listinu pro použití v zahraničí

Potřebujete v cizině použít veřejnou listinu vydanou orgánem České republiky? Takový dokument musíte většinou nechat včas ověřit příslušnými orgány. Existují dva typy ověření a je nutné, abyste si předem zjistili, který budete potřebovat.

Za jakým účelem se listiny ověřují?

Ověření prokazuje skutečnost, že listina byla vydána nebo ověřena justičním nebo správním orgánem ČR anebo před ním byla podepsána. Ověřuje se tedy pravost úředního razítka a podpisu na listině, nikoli obsah listiny samotné.

Platí pro všechny státy stejná pravidla ověřování?

Ne. S některými státy má ČR uzavřenu dohodu, která určuje, jaké listiny není třeba vůbec ověřovat. Seznam těchto států naleznete zde.

V některých případech Vám postačí ověření takzvanou apostilní doložkou. Seznam těchto států naleznete zde. V ostatních případech musíte listinu nechat opatřit vyšším ověřením (takzvanou superlegalizací). U justičních listin a listin vydaných nebo ověřených notáři probíhá superlegalizace ve třech stupních. Nejdříve listinu ověříte na Ministerstvu spravedlnosti a následně na Ministerstvu zahraničních věcí. Nakonec necháte listinu ještě ověřit zastupitelským úřadem cizího státu, ve kterém má být dokument použit, vykonávajícím působnost pro ČR. Kontakty na tyto úřady naleznete zde.

Od 16. 2. 2019 platí v členských státech EU Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/1191 ze dne 6. července 2016 o podpoře volného pohybu občanů zjednodušením požadavků na předkládání některých veřejných listin v Evropské unii a o změně nařízení (EU) č. 1024/2012 (tzv. nařízení o veřejných listinách). Tato právní úprava má v rámci Evropské unie přednost před úpravou ve dvoustranných smlouvách a v haagské Úmluvě o apostile (č. 45/1999 Sb.). Dotčené listiny se od 16. 2. 2019 předkládají v rámci Evropské unie bez jakéhokoliv dalšího ověření. Více naleznete na Portálu evropské e-Justice a také v rubrice Ověřování listin do ciziny.

Jak zjistím, který typ ověření budu potřebovat?

Nejjistější cestou je předem se informovat u zahraniční instituce, které budete ověřenou listinu předkládat. Dozvíte se tam, jestli žádat ověření apostilou, superlegalizaci nebo jestli je dokument od ověření zcela osvobozen.

Co Ministerstvo spravedlnosti může ověřit?

Apostila:

do 30. 9. 2021 listiny vydané nebo ověřené soudy a listiny vyhotovené a ověřené notáři a soudními exekutory ověřuje Ministerstvo spravedlnosti ČR. Pokud se žádá o apostilní doložku i na připojený překlad provedený soudním tlumočníkem, pak musí být podpis tlumočníka rovněž ověřen notářem.
od 1. 10. 2021 ověřuje Ministerstvo spravedlnosti ČR pouze české veřejné listiny vydané či ověřené soudy, případně exekutory;

Superlegalizace:

Ministerstvo spravedlnosti ČR zajišťuje vyšší ověřování listin vydaných či ověřených soudy, včetně listin vyhotovených a ověřených notáři a soudními exekutory. V procesu tzv. superlegalizace ministerstvo ověřuje také listiny vydané soudním znalcem nebo překlady vyhotovené soudním překladatelem. V těchto případech je však nutné, aby byl podpis soudního znalce či soudního překladatele na znalecké či překladatelské doložce úředně ověřen českým notářem.

Co Ministerstvo spravedlnosti ověřit nemůže?

Ostatní listiny vydané nebo ověřené orgány státní správy nebo jinými orgány. Tyto listiny ověřuje Ministerstvo zahraničních věcí. Podrobné informace naleznete zde.
od 1. 10. 2021 nemůže ministerstvo ověřit české veřejné listiny vydané nebo ověřené notáři apostilní doložkou. Ověřování tohoto typu listin od uvedeného data provádí Notářská komora ČR a regionální notářské komory. Podrobné informace naleznete zde.

Ministerstvo spravedlnosti dále neověřuje listiny vydané nebo ověřené Českou poštou.

Kam se mám s žádostí o ověření obrátit?

Žádosti o ověření listin vyřizuje mezinárodní odbor civilní Ministerstva spravedlnosti.

Jak žádost podat?

O ověření listiny požádejte:

osobně v pondělí či středu (v úředních hodinách, bez nutnosti rezervace termínu návštěvy) na pracovišti pro ověřování listin : Na Děkance 3, 128 10 Praha 2
poštou na centrální podatelnu ministerstva: Ministerstvo spravedlnosti ČR, mezinárodní odbor civilní, Vyšehradská 16, 128 10 Praha 2.

O ověření nelze požádat elektronickou poštou.

Kdo může o ověření na ministerstvu žádat?

O ověření může požádat kdokoliv, kdo listinu předloží. Osobní přítomnost osoby, na jejíž jméno je listina vystavena, není nutná.

Co potřebuji při osobním ověření na ministerstvu?

Připravte si listinu, kterou chcete ověřit, a také potřebný počet kolkových známek. Správní poplatek za ověření je možné uhradit v ověřovně také prostřednictvím platební karty.

Co má obsahovat žádost zasílaná poštou?

V průvodním dopise uveďte:

Vaše jméno, příjmení a adresu, na kterou Vám ověřenou listinu zašleme
ve kterém státě budete listinu používat
Vaše telefonní číslo, případně e-mailovou adresu.

Přiložte potřebný počet kolkových známek (volně vložte do obálky) a vlastní listinu, která má být ověřena (případně listinu již opatřenou předchozím ověřením). Náklady na zaslání ověřených dokumentů hradí Ministerstvo spravedlnosti. Listiny lze zaslat i do zahraničí.

Platí se za ověření listiny?

Od 1. 9. 2021 zaplatíte za ověření jednoho razítka apostilní doložkou 300 Kč (buď ve formě kolkové známky, nebo prostřednictvím platebního terminálu) a za vyšší ověření jednoho razítka zaplatíte 100 Kč (buď ve formě kolkové známky, nebo prostřednictvím platebního terminálu).

Kde mohu pořídit kolkovou známku?

Kolkovou známku zakoupíte na všech pobočkách České pošty pověřených prodejem kolkových známek. Upozorňujeme, že tyto známky nelze získat na Ministerstvu spravedlnosti.

Vztahují se na vyřízení ověření nějaké lhůty?

Dostavíte-li se k ověření osobně, ověříme na počkání až pět listin. Žádáte-li více než pět ověření, doporučujeme žádost zaslat korespondenčně. Zákonná lhůta pro vyřízení žádosti je třicet dní od jejího obdržení. U korespondenčních žádostí se lhůta pohybuje obvykle okolo čtrnácti dní.

Užitečné odkazy

Další informace k ověřování listin naleznete zde.